Təhvil verilmiş və ya istehsal olunmuş məhsullardan, göstərilən xidmətlərdən narazılığınızı ifadə etmək formalarından biri də alıcının yazılı tələbidir. Bunu birbaşa şirkətə elektron poçtla göndərə bilər, "Şikayətlər Kitabında" buraxa bilər və ya hər hansı bir alıcının məhsul və ya xidmətin keyfiyyətindən danışa biləcəyi xüsusi bir veb saytında şikayət yaza bilər. Belə bir iddiaya yazılı cavab verməlisiniz.
Təlimat
Addım 1
Yüksək keyfiyyətli müştəri xidməti, geribildirimin daim izlənilməsini və iddiada diqqətinizin çəkildiyi bu çatışmazlıqların aradan qaldırılması üçün tədbirlər və konkret tədbirlərin qəbulunu əhatə edir. Cavab verərkən müştərinin əsəbləşdiyini və bədbəxt olduğunu anlamalısan, ona görə aldığı xoşagəlməz təəssüratı düzəltmək üçün ifadələri diqqətlə və diqqətlə seçməlisən. Düşünülmüş və yaxşı hazırlanmış cavab, müştərinin sevgisini geri qazanmanıza və bəlkə də onları müştərilərinizin sıralarında qalmalarına kömək edəcəkdir.
Addım 2
Məktubun tonu son dərəcə düzgün və nəzakətli olmalıdır. Əlbəttə ki, alıcının tam adını və atasının adını bilirsinizsə, onu dövriyyədə istifadə edin. Həmişə "siz", "siz", "siz" ünvanlarını böyük hərflə yazın.
Addım 3
İddia doğrudursa, birinci abzasda üzr istəyin və mümkünsə hadisənin niyə baş verdiyini izah etməyə çalışın. Birinci cümlədə müştəridən üzr istəyin, amma bu halda həqiqətən şirkətin və ya işçilərinin günahı olduğuna tam əmin deyilsinizsə, cavabın mətninə belə başlaya bilərsiniz: “Məlumat üçün təşəkkür edirik bizə göndərdiyiniz … "Və ya" Bizə vaxtında məlumat verdiyiniz üçün təşəkkür edirəm … ".
Addım 4
Cavabınızda yalnız iddia yazmaq üçün səbəb olan konkret işi müzakirə etməlisiniz. Digər müştərilərin şirkətin mükəmməl rəylərinə istinad etməyin; bu yalnız qıcıqlandırıcı rolunu oynayacaqdır. Mətndə müxalifətlərdən istifadə etməyin: "a", "lakin", "eyni zamanda", son çarə olaraq, lazım olsa, "buna baxmayaraq …" yazın.
Addım 5
Müştərinin özünün bəzi keyfiyyətlərinə - diqqətsizliyinə, unutqanlığına, zəkasızlığına istinad edərək özünüzü doğrultmağa çalışmayın. Unutmayın ki, bunlar sizə pullarını ödəyənlərdir və bir mənfi rəy sizi ən azı on potensial müştəridən məhrum edə bilər.
Addım 6
Vəziyyəti aradan qaldırmaq və təkrarlanmaması üçün hansı tədbirləri görəcəyinizi yazın. Xüsusi günahkarlar tapılarsa, onları sadalayın və görülən intizam tədbirlərini izah edin.
