Bir təşkilat qısamüddətli və ya uzunmüddətli saxlama tələb edən sənədləri topladıqda, onu düzəltmək və yumşaq və ya sərt örtüklü qovluqları zımbalamaq lazımdır. Hər bir xüsusi işin arxivin dizaynı və işin ardıcıllığı üçün öz tələbləri ola bilər, çünki bu sahədə ciddi qanunvericilik standartları yoxdur. Bununla birlikdə, təcrübəli katiblərin ümumiyyətlə riayət etdikləri əsas prinsipləri müəyyənləşdirir.
Zəruri
- - qara qurğuşun qələmi;
- - kargüzarlıq (və ya UPD cihazı);
- - qısqac;
- - tikiş iynəsi;
- - kordon və ya neylon ip;
- - qayçı;
- - ağ vərəq;
- - dəftərxana yapışqan;
- - qapaq.
Təlimat
Addım 1
Sənədlərin dəyərini araşdırdıqdan sonra qara vərəqli qələmlə hər vərəqin yuxarı sağ küncündə seriya nömrəsi (xronoloji qaydada) qoyaraq nömrələyin. İlk geri dönmə ilə başlayın; sənədlərin başlıq siyahısı və son səhifənin nömrələnməsinə ehtiyac yoxdur. Rəqəmlərin mətnə daxil olmadığından əmin olun.
Addım 2
Hər sənədin sol kənarının ortasında xüsusi kargüzarlıq ilə iki cüt delik açın. Kağız yığınının dağılmasını qarşısını almaq üçün onu bir qısqacla bağlayın. Bir qayda olaraq, katiblər hər bir çuxur arasında ən azı 3 sm boşluq qoyaraq şaquli bir xətt içərisində deliklər qoyurlar. Örtük dar bir kənar varsa, ağ bir zolağı kənarına yapışdıra bilərsiniz.
Addım 3
Sənədlərin yanıb sönməsi üçün xüsusi bir maşın istifadə edin (UPD). Bu, işinizi əhəmiyyətli dərəcədə azaldır, çünki bu cihazla bir dəfəyə 10 sm qalınlığında bir sənəd yığını deşə bilərsiniz. Təlimatları diqqətlə oxuyun və diqqətlə işləyin - matkap çox qızır.
Addım 4
Xüsusi bir bank ip və ya möhkəm neylon ip və bir tikiş iynəsi istifadə edərək qovluğu tikməyə başlayın. Etibarlı bir iş üçün arxivi iki dəfə yandırın. Şnurun boş "quyruqlarını" (təxminən 5-6 sm) "kitabın" seamy tərəfindəki orta çuxurdan çəkin və güclü bir düyün edin.
Addım 5
Qalın ağ kağızdan bir dairə (təxminən 4 sm diametrdə) kəsin və onunla düyünü yapışdırın. Adi dəftərxana ləvazimatı yapışqanından istifadə edin. Etiketi möhürlə götürün, altına sertifikat imzasını və tarixini vurun. Qovluq bir təsdiq səhifəsi olmadan əvvəlcədən bağlanmışsa, qapağın içərisinə yapışdırmaq olar.
Addım 6
Bağlanan qovluğu xüsusi bir qapağa sürüşdürün və ya sənədləri maşınla bağlayın. Uzun müddətli bir arxiv üçün sərt bir örtük seçmək tövsiyə olunur, digər hallarda karton "paltar" və ya qalın örtüklü kağızdan da uyğundur. Hər halda, korporativ üsluba uyğun dizayn edilmiş bir iş çap məhsulu olmalıdır.
